2021年最初の社内イベントは、完全オンラインのプチ新年会~想定外のハプニングでブレインパッドのあったかさを感じた日~

ブレインパッドは、毎年、新年最初のイベントとして全社員参加の「新年会」を開催していますが、今年は、初のオンライン「プチ新年会」となりました。
完璧な段取りを目指していても、初めてのことにハプニングはつきもの。
いろんなことが起きた「プチ新年会」の模様をご紹介します。
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こんにちは。広報の中林です。

2021年1月13日(水)に今年初の全社イベント「全体会議(オンラインプチ新年会)」を開催しました。

例年、新年1回目の全体会議は、「新年会」として全員が一堂に会し、本部長が書初めにより方針を発表したり、クイズ大会で社員同士の交流を深めたり、特別ゲストの登場を楽しんだりしてワイワイと過ごすのですが、新型コロナウイルスが猛威を振るい緊急事態宣言も出されている状況ということで、例年通りの新年会を開催することは断念しました。

過去の新年会(オフライン)の様子はこちら
blog.brainpad.co.jp


とはいえ、「例年通りには開催できなくても、新年らしい感じを出すことはできないか?」「オンラインだけど、社員同士の交流を深められないか?」など、事務局でいろいろと検討を重ね、

・新年らしい要素は入れよう。視覚的にも新年っぽさを入れたい。
・みんなに楽しんでもらえるように、動画を作ってみよう。 
・オンラインだけど、社員同士の交流は諦めない!
  Zoomのブレイクアウトセッションを使った企画を入れてみよう。(ここでハプニングが起こります…詳細は後で。)

という大枠が決まり、一気に準備を進めました。

「1月度全体会議(プチ新年会)」当日レポート

ではここから、当日の様子をご紹介します。

「新年らしさを出す」「みんなが楽しめるコンテンツ」という目標に対しては、以下の2つを準備しました。

①オンライン壁紙
各スピーカーの干支をあしらった「おめでたい」雰囲気の壁紙を作成し、スピーカーとして登場するメンバーに配布しました。
スピーカーが変わるごとに雰囲気が変わり視覚的に飽きがこないので、オススメです。
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②「ブレインパッド プレイバック2020」記念動画
2020年の出来事を振り返るだけでなく、当社の大事なお客様からブレインパッドに向けた熱いメッセージをいただくこともできました。
動画制作に協力いただいた関係者の方々に、ただただ感謝です。
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いざ、プチ新年会スタート

事務局で何回もリハーサルをしましたが、300人超が参加するリハーサルを実施することは当然できないので、開始直前はやはり緊張しましたね。
そしてプチ新年会がスタートしました。

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乾杯が終わりスムーズに進んでいったのですが、ここで起こるんです、ハプニングが…。

想定していないハプニング

プログラムも順調に進み、残すところブレイクアウトセッションによる懇親会のみとなりました。この時間は、「オンラインでも交流を諦めない」という目標に挑戦した、大切な時間です。

しかし・・・・・・

「では、懇親会スタートです!」の司会のアナウンスとともに、ブレイクアウトセッションのボタンをクリックするも、ブレイクアウトが始まらないのです。
「リハーサルではうまくいっていたのに、なぜ…」と焦る事務局。
このまま懇親会をスキップして終了するか?という判断が頭によぎった時に、全社チャットルームに「50チーム200名の制限にひっかかっているかも」と投稿してくれた「神」がいました。


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事前調査で「ブレイクアウトセッションは最大50チームまで」という情報までにはたどり着いていたのですが、そこに「200人」という人数制限も加わっていることを把握できていなかったのです。(猛省…)

その後、たくさんの社員の方が即座に調査・フォローしてくれ、「30チームだと400人まで参加できる」ということがわかり、無事に懇親会をスタートすることができました。

事務局が起こしたハプニングに、遠隔からも多くの皆さんが親身になって対処してくれ、ブレインパッドのあったかさを感じました。(涙)

Zoomのブレイクアウトセッション上限(参考)
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[参照元:Zoomヘルプセンター ブレークアウトルームの管理

※大人数でのブレイクアウトセッションを実施される方は、どうぞご注意ください。

最後に

今年は、オフラインで社員全員が集まっての新年会は叶いませんでしたが、ひょんなことから社員の皆さんのあったかさを感じることができた新年会となりました。
皆さん、本当にありがとうございました。

来年は、どんな形での開催になるでしょうか。
またこちらのブログでレポートさせていただきます!




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